Bürokrasiyle, evrak işleriyle uğraşmayı hiç sevmem. Ama Türkiye şartlarında maalesef ki herkesin bu tarz işlerle uğraşması gerekiyor. Herkes biraz da olsa noter katibi oluyor.
Doktoralara ya da ÖYP programına kabul aldığınızda bazı belgeler teslim etmeniz gerekiyor. Bazıları 1 günde halledebileceğiniz, alabileceğiniz belgeler olsa da, bir kısmı ise belli bir süreç sonucunda alınan belgeler oluyor. Bundan dolayı bu yazıya gerek duyulabilir.
Bu noktada doktora ve ÖYP arasındaki belge farklılıklarının nedenine de değinebiliriz. Doktoraya kabul alan arkadaşlar öğrenci olarak başlayacakları için gerekli belgeler biraz daha az. Ama ÖYP kapsamında başlayacak arkadaşlar üniversiteye personel olarak başlayacakları için onlardan daha fazla belge isteniyor.
Burada genel olarak istenen belgelere ve önemli noktalarına değineceğim. Şunu bilmekte fayda var ki, her üniversitenin ve bölümün istediği belgeler farklılık arz edebilir. Ondan dolayı üniversitelerin isteklerini ve şartlarını dikkatlice gözden geçirip ona göre belgelerinizi hazırlayın.
Beraberce gerekli belgeleri ve nasıl alınacağınız inceleyelim.
Doktoraya Kabul Alanlar İçin Gerekli Başlıca Belgeler
Bazı üniversiteler doktora programlarına başvuru aşamasında, bazıları da kabul aldıktan sonra belgeleri istemektedir. Süreç iyi takip edilip yönetilmelidir.
Doktora kayıtlarında istenen başlıca belgeler şunlardır:
- Çok sayıda resim (Allah'ın emri zaten)
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Tıp fakültesi mezuniyetinizle alakalı diploma fotokopisi ya da geçici mezuniyet belgesi
- Tıp fakültesi not transkriptiniz
- Askerlik tecil belgesi (erkek adaylar için tabi ki)
- ALES belgesi
- Yabancı dil belgesi (ÜDS, KPDS, YDS ya da yurtdışı TOEFL gibi notlar)
- İkametgah belgesi
- Üniversitenin istediği diğer form, dilekçe ve belgeler (genelde genel bilgiler, öğrenci kartı için dilekçe, vs, ...)
Doktora başvuruları gibi süreçlerle uğraşacak arkadaşlar için her belgeden ve evraktan elinde çok sayıda bulundurması önemlidir.
Zaten bu yola düşmüş arkadaşların bol miktarda fotoğraf ve nüfus cüzdanı fotokopisi bulundurması elzemdir.
Yukarıda sayılan belgeler arasında bir günde halledilecek belgeler de vardır, belirli bir süreç alan belgeler de. Bu noktada dikkatli olmak gerektir.
Örneğin, resim, nüfus cüzdanı fotokopisi, ALES ve yabancı dil puanlarının çıktılarının alınması, ikametgah belgesi, askerlik tecil belgesi bir günde halledilebilir. Tabi gerekli altyapı varsa.
ALES ve yabancı dil belgesini ÖSYM sonuç sisteminden çıkartmak veya fotokopilerini çektirmek birkaç dakikanızı alır. Tabi bu puanlar halihazırda elinizde varsa. Yani doktora başvuru döneminden önce ALES notumuzu ve yabancı dil puanımızı halletmemiz gerekmektedir.
Diğer bir zorlayan konu ise erkek adaylar için askerlik tecilidir. Eğer fakülteden yeni mezun oldu iseniz askerliğinizi tecil etmeniz gerekmektedir. Askerlik tecil belgeniz olmadan doktora programına kayıt olamaz ve başlayamazsınız. Askerliğini tecil etmek isteyenler ya da askerlik tecil belgesi almak isteyenlerin karşısında büyük bir bela vardır: Askerlik Şubeleri. Size tavsiyem bu konuyu hemen halledin çünkü askerlik şubelerinde ciddi sıkıntılar ve sorunlar olabiliyor. Mesela, işinizin olduğu tarih askerlik celp dönemlerine rastladıysa vay halinize. Şubede acayip bir curcuna olur. İşinizi halletmeniz günler alabilir. Ya da bürokratik işlere takıntılı / obsesif bir albaydır şube başkanı. Belgelerinizdeki bir kırışıklığa, mühür eksikliğine takabilir. Özet olarak, askerlik şubelerinden hep bir sıkıntı çıkacak şekilde düşünerek dikkatlice işinizi halledin. Askerlik tecil belgesini de mümkün mertebe 3 - 5 tane alın ki, bir daha buraya işiniz düşmesin.
Gereken belgeler arasında genel olarak bir süreç isteyen belgeler Tıp fakültesi mezuniyetinizle alakalı diploma fotokopisi ya da geçici mezuniyet belgesi ve tıp fakültesi not transkriptinizdir. Bazı tıp faküklteleri siz mezun olurken geçici mezuniyet belgesi vermekte, bazıları vermemektedir. Geçici mezuniyet belgesi alırsanız bu belge ile doktora kaydı yaptırabilirsiniz. Gerçi bizim zamanımızda mecburi hizmet bitirilmeden diploma verilmediği için işimizi geçici mezuniyet belgesi ile halletmek durumunda idik. Şu an ise mezun olanlar diplomalarını alıyor. O açıdan sıkıntı olmayabilir. Diplomanızı aldığınızda ise en az 5 tane onaylı fotokopisini almanız önemli. Çünkü işlerinizi onaylı fotokopileri ile halledeceksiniz.
Diğer önemli bir süreç alan belge ise transkript belgemizdir. Tıp fakültesinden mezun olurken rutin transkript verme işlemi yoktur. Yüksek lisans ve doktora işine bulaşacak arkadaşların bu belgeyi temin etmesi gerekir. Sizler de tıp fakültesi öğrenci işleri ile uğraşmanın nasıl bir eziyet ve acı olduğunu biliyor, yaşıyor ve hatırlıyorsunuz. Transkript almak için yapmanız gereken öncelikle başvuru yapmanız, sonra almanızdır. Mümkünse 5 tane alırsanız bir daha uğraşmamız, eziyet çekmemiş olursunuz. Transkript talep ederken öğrenci işleri ile konuşmanız önemli. Bazıları yazılı başvuru istiyor, bazıları online başvuru ile hallediyor. Bazı yerler direkt sizi gelip almanızı istiyor, bazı yerler sizin yerinize gelen birine teslim edebiliyor. Siz mecburi hizmette, çok farklı bir yerde çalışırken üniversitenizden belgeleri almanız açısından bu noktalar önemli. Ondan dolayı süreci öğrenci işleri ile konuşarak ve görüşerek ya da bir tanıdığınıza süreci takip ettirerek halledebilirsiniz. Eğer doktora ya da yüksek lisans başvurusu yapacaksanız aylar önceden "nasıl transkript işini halledeceğim?" derdine düşmenizde fayda var. Çünkü ancak hallolur.
ÖYP Kapsamında Başlayacaklar İçin Gerekli Başlıca Belgeler
ÖYP kapsamında bir üniversiteye başlarken hem üniversitenin personeli olarak başlayacak hem de doktora yapacaksınız. O açıdan ÖYP'ye başlayacaklar için bir çifte yük (double burden) söz konusudur. Hem akademik personel olmak için gereken farklı belgeler hem de doktoraya başlama açısından gerekecek yukarıda bahsedilen belgeler gereklilik arz etmektedir. Doktora için gereken başlıca belgelere yukarıda değinildiği için burada onlardan geriye kalan, özellikle personel alımı için gerekli diğer belgelere göz atacağız.
ÖYP ile başlayacaklar için başlıca gereken belgeler:
- Yerleştirme sırasında beyan edilen ALES belgesinin çıktısı
- Yerleştirme sırasında beyan edilen yabancı dil belgesinin çıktısı ya da fotokopisi (ÜDS, KPDS, YDS için çıktı, TOEFL gibi sonuçlar için fotokopi)
- Çok miktarda fotoğraf ve nüfus cüzdanı fotokopisi
- Diploma fotokopisi ya da geçici mezuniyet belgesi
- Lisans mezuniyetine ilişkin transkript
- İkametgah
- Adli sicil belgesi (yani sabıka kaydı)
- Erkekler için askerlik durum belgesi (askerlik tecil belgesi)
- Önceden kamu görevlisi olarak çalışmış olanlar için hizmet belgesi
- "Araştırma görevlisi" olarak çalışmasına engel bir durum olmadığına dair tam teşekküllü bir hasteneden alınmış sağlık raporu
- Üniversitenin isteyeceği diğer form, dilekçe ve belgeler (genelde genel bilgiler, personel kartı için dilekçe, vs, ...)
Aslında birçok belgeye yukarıda doktora başvuruları için gerektiğinden dolayı aşinayız. Burada aşina olmadığımız belgeler ise önceden kamu görevlisi olarak çalışmış olanlar için hizmet belgesi ve "Araştırma görevlisi" olarak çalışmasına engel bir durum olmadığına dair tam teşekküllü bir hasteneden alınmış sağlık raporudur.
Önceden kamu görevlisi olarak çalışmış olanlar için "hizmet belgesi" daha önceden çalıştığınız kamu kurumundan alacağınız bir belgedir. Daha önce çalıştığınız kamu hizmetinin özlük haklarını (kıdem, yıllık izin,...) üniversitede devam ettirmeniz açısından önemlidir. Daha önce kamu kurumunda çalıştıysanız muhakkak almanız ve teslim etmeniz gerekir. "Ben kıdem istemiyorum, vermeyeceğim" gibi bir şey deme hakkınız yok. Üniversite bu belgeyi kurumdan resmi yazı ile isteyebilir, fakat süreç aylar alabildiği için bu belgeyi elden takip etmeniz lehinize olur. ÖYP ile yerleşir yerleşmez bu belgeyi takip etmeye başlamanızda yarar vardır.
Diğer önemli bir belge ise "Araştırma görevlisi" olarak çalışmasına engel bir durum olmadığına dair tam teşekküllü bir hasteneden alınmış sağlık raporudur. "Araştırma görevlisi olmaya ne gibi bir tıbbi engel olabilir ki?" diye düşünmeyin, burası Türkiye, halletmeye bakın. Bırakın bu soruların cevabını dolaşacağınız doktorlar düşünsün. Bu belge açısından önemli olan tam teşekküllü bir hasteneden alınmasıdır. Bunun anlamı sizi değerlendirecek bütün dalların olduğu kapsamlı bir hastane olmasıdır. Bu belgeyi mümkün oldukça devlet hastanelerinden ya da eğitim araştırma / üniversite hastanesinden almaya çalışın. Mümkünse sahin, hasta yoğunluğu çok olmayan bir yer olsun ki, bir ya da birkaç gün içerisinde raporunuzu alabilin.
Araştırma görevlisi olabilmek için hangi dallar ve uzman doktorlar bana olur vermeli diye düşünmeyin. Bunun bir standardı yok. Devlet hastanesine bu rapor için başvurduğunuzda hekim dahi olmayan birisi size 5 - 6 tane dal yazacak ve bu dalları dolaşmak zorunda kalacaksınız. Kaderinize şimdiden razı olun. Görevlinin rapora yazdığı dalları dolaşırken hekim olduğunuzdan dolayı hekim meslektaşlarımızdan yana pek sorun yaşamazsınız. Yaşayacağınız en büyük sorun "hayırlı olsun" diyen hekim meslektaşınıza ÖYP'nin ne olduğunu açıklamak olacaktır. Çünkü eski jenerasyon ÖYP'yi bilmez, hatta tıpta doktora yapıldığını bile duymamıştır. Şanslı iseniz raporda yazan 5 -6 dalı dolaşmanız bir günde biter. Daha sonrasında aldığınız evrakları hastanedeki rapor birimine teslim ediyorsunuz. Daha sonrasında bir kurul toplanıyor ve size "araştırma görevlisi" olabilir misiniz olamaz mısınız kararını başlıyor. Siz belgelerinizi teslim ettikten sonra kurulun ne zaman toplanacağını ve kaç gün sonra raporu almanız için gelmeniz gerektiğini söylüyorlar, o gün gelip alıyorsunuz. Yani birkaç gün alabilen bir işlem bu sağlık raporu. Bir de pahalıdır, onu da hatırlatayım. Gideceğiniz dal başına ücret ödemek durumundasınız. Bu da raporu almak için hastaneye yaklaşık olarak 200 - 500 lira ödeyecksiniz demek oluyor.
Diğer bir ayrıntı olan husus var. O da şudur ki: Lisede hazırlık okuyanlara memuriyette 1 sene daha fazla kıdem veriliyor. Eğer lisede hazırlık okudu iseniz ve daha önce bu işlemi yapmadıysanız üniversiteye başlarken ya da başladıktan sonra okuduğunuz liseden alacağınız "hazırlık okuduğunuza dair yazı"yı belgeleri teslim ettiğiniz yere verebilir ve 1 memuriyet kademesi kazabilirsiniz. Dediğim gibi ayrıntılı bir nokta ve birçok üniversitede başladıktan sonra da halledilebiliyor.
Sonuç
Sonucu şu: Türkiye'de bürokrasi. Yakın ya da uzak bir gelecekte sorun yaşamak istemiyorsanız belge işlerinizi büyük bir titizlikle halledin. Öğrenci işleri ya da personel daire, hangisi ile muhatapsanız iyice sorun ve belge / bürokratik işleri ona göre halledin.
Doktoraya ya da ÖYP programına başvururken ALES, dil puanı ve mezuniyet notunuzu noktası ve virgülüne tam belirtin. Çünkü en küçük bir hata bile sahteciliğe girer ve doktora ya da ÖYP hayatınızın başlamadan bitmesine neden olur. Dikkatli olun.
Başta söylediğimi bir kez daha hatırlatayım: Burada gerekli belgeleri ana taslağıyla anlattım. Sizin durumunuz için gerekli olan belgeler muhatap olduğunuz öğrenci işleri ya da personel daire başkanlığıdır. Ondan dolayı buralarla iyi bir iletişimde olmanız ve koordineli hareket etmeniz gerekmektedir. Burada yazılarla sadece genel bilgidir.
Herkese bürokratik işlemlerinde kolaylıklar dilerim. Bürokratik işlerin akademik işleri etkilemediği / gölgelemediği bir ortamınız olması dileğiyle...
